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ジャパングリーンメディカルセンター プライバシーポリシー

これは、ジャパングリーンメディカルセンターリミテッド (JGMC) のプライバシーポリシーです。JGMCが、どのように、なぜ個人情報を使用するのか、また、一般情報保護規則を含む適用可能なデータ保護法およびプライバシー法に従って情報を安全かつ安全に保つために実施する事項について説明いたします。


このポリシーにより以下の内容を説明致します。

1. JGMCについて、JGMCへの連絡方法
2. いつ個人情報を収集するか
3. どのような個人情報を収集し、その情報がどこへ関連するか
4. 個人情報を処理する理由
5. 就職希望者向け情報
6. CCTV の使用方法
7. 通信
8. クッキー及びJGMCのウェブサイト
9. 個人情報の受領者
10. 個人情報の保管期間
11. 個人情報の安全な維持
12. 国際転送
13. データ主体(ご利用の皆様、就職希望者)としての権利
14. 本方針の変更



1. JGMCについて、JGMCへの連絡方法

私達は、Japan Green Medical Centre Limitedです。登録番号02396001の株式会社であり、10 Throgmorton Avenue, London, EC2N 2DL, United Kingdom にJapan Green Medical Centre 株式会社として、登録事務所を設けと主な事業を運営しております。JGMCは、情報コミッショナーのオフィス (ICO) にデータコントローラとしてと登録されています(登録番号 Z483616X)。

この方針、または皆様の個人情報に関してご質問がある際には、弊社オフィス住所まで書面、または reception@japangreen.co.uk へメール(件名については“Data Protection”)にて弊社情報保護チームにお問い合わせください。 情報保護法において、JGMCはコントローラとなります。これは、私達が個人情報を使用する方法とその理由を決定し、かつ、安全に保管することについて責任を負うことを意味します。



2. いつ個人情報を収集するか?

JGMCは、さまざまな方法で個人情報(識別可能な個人に関連する情報)を収集します。これらについては、以下で詳しく説明します。

皆様から収集した個人情報

多くの場合、私達が保持する個人情報は、目的に関係する人により私達に提供されています。 例えば

・私達のサービスについての問い合わせ(例えば、電話や電子メールによる)、または私達のウェブサイト上のフォームに記入した場合。
・患者として登録した場合。
・私達にあなたの連絡先の詳細を提供し、ニュースの受診や通信を求めた場合。また、JGMCでは、下記の個人に関連する個人データについても処理します。
・医療サービスの提供の過程で生み出される情報 (センシティブな医療情報などの機密性の高い個人情報を含む)
・通信の為


第三者から受領した個人情報
私達は、関係者、保険会社、その他の医療従事者や医療提供機関 (NHSを含む) を含む第三者機関へ個人情報を提供することがあります。例えば:

・患者様が、あなたをその最近親者または、緊急連絡先と登録した場合に、あなたの情報が私達に提供されることがあります。
・あなたが企業の従業員である場合、あなたの雇用者が、あなたの個人情報を私達に提供することがあります。
・あなたが医療保険加入患者である場合、保険者は (例えば、あなたの契約について) 個人情報を私達に提供することがあります。
・私達は、他の医療従事者または医療サービス機関 (例えば、検査会社からの検査の結果、またはあなたが治療を受けている病院からの医療記録) から個人データを受け取ることがあります。



3. 私達が収集する個人情報とそれに関連するものについて

あなたが患者本人であるかどうかによって、私達が収集する個人情報に以下の情報が含まれる場合があります。


・個人についての詳細および連絡先 (氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど)。
・医療情報 (診療記録、私達が提供した医療処置の詳細、臨床写真、超音波画像、レントゲン画像、超音波スキャン、その他の医療機関への紹介記録、あなたの健康についてのメモや記録を含む)。
・他者との関係についての情報 (家族の詳細、最近親者など)。
・銀行または支払カードの詳細。
・あなたと私達の間の連絡方法。
・あなたが私達のサービスについて提供するフィードバックや苦情。
・あなたの雇用者、または保険の詳細。
・CCTV の画像 (詳細については、このポリシーの第6部を参照してください)。


JGMCは、私達の患者に関連した「センシティブな個人情報」の追加カテゴリに含まれる、他の種類の個人情報を処理する場合があります。これには医療や健康情報だけでなく、個人の人種や民族性、宗教的信念や性的指向についてのような機密性の高い情報を含みます。

また、企業やその他の組織における個人の連絡先に関する情報を処理します。(他のケア提供者、サービス提供者、または専門アドバイザーなど)。私達JGMCの運営上、サプライヤー企業や他の組織との関係を構築し、正当な利益のためにこの情報を使用します。


子供と弱い立場の方々

私達が収集し処理する個人データの一部には、子供または身体的、精神的に弱い立場の大人に関連するものがあります。 私達は、そのような人々に関連する個人情報が確実に保護されるように特別な注意を払っています。

私達は、個人情報の処理に関して同意を得る必要があります。関連する個人から同意を得るために十分な能力を持たない場合(16歳未満の子供や身体的、精神的に弱い立場の大人の場合など)には、親権者または保護者へ同意を求めます。



4. 個人情報を処理する理由

私達は、下記の理由の内、1つまたは複数の必要性があるために個人情報を使用します。

・個人に医療サービスを提供するため (例えば、私達がその個人との契約上の義務を実行する事)。
・法的および専門的な義務 (記録保管の要件、規制監査の許可、情報保護法およびその他の適用法により必要とされる情報の開示など) に準拠するため。
・私達の事業の成功を促進するために私達の正当な利益を追求するため (例えば、スタッフトレーニングのための個人情報、またはマーケティング目的のための連絡先の詳細の使用)。
・患者とスタッフのための安全な環境 (CCTV を使用して) を提供する合法的利益を追求するため。
・緊急時には、私達の患者の重要な利益を保護するために個人情報を使用することがあります
もし我々がセンシティブな個人情報(通常は患者、時にはその家族に関するもの)を処理する場合は、これは通常、我々が治療または医療サービスを提供するためにに必要であると判断されるからです。ただし、次の理由により情報処理を行う場合があります。
・個人が私達の行為に対し、明確な同意を示した場合。
・緊急時において、同意を得ることができない人命を保護するために、私達は情報を処理する必要があります。
・私達が法的請求を確立し、行使し、擁護するために必要な場合。



5. 就職希望者向け情報

私達は、JGMC に入社する際に個人情報を収集し、保存、使用します。
その情報には下記の情報が含まれます。

・JGMCへ提供された情報(履歴書、申請書、通信記録など)。
・面接中に提供された情報。
・前雇用者および推薦者から得られる情報。
・採用代理店によって私達に提供される情報。
・私達の依頼したバックグラウンドチェックの結果 (犯罪歴証明書など)。

申込者の履歴の中に彼らがその役割に不適当になってしまうものが何もないことを確認するために、私達は犯罪判決のチェックを行う可能性があります。

私達と働くことは、高い信用が必要とされるために実行します(JGMCのスタッフが立場の弱い方々に対応し、医療情報やその他の機密情報を取り扱うため)。

私達は、契約を提案するにあたり、採用過程の最後段階で犯罪記録チェックを実行し、推薦者へ信頼性の照合を依頼します。

私達が収集した個人情報の利用方法
・応募者のスキル、資格、および役割の適合性を評価。
・信頼性照合実施 (carry out background and reference checks)。
・採用過程に関する申請者とのコミュニケーション。
・私達の採用過程に関連する記録を保持。
・法的または規制上の要件への準拠。

私達にとって雇用契約を結ぶ上で必要である、もしくは申請者が特定の役割に適していることを保証するものとしての合法的利益(legitimate interest)を確保するためにこれらすべてを行います。

この個人情報がなければ、採用過程を正常に処理することはできません。

雇用プロセス中に適切な調整を行う必要があるかどうかを検討するために、雇用申請者に関する機密情報、例えば障害情報を処理する必要がある場合に、雇用申請時にこれを行うことを明示し同意を求めます。

申請者情報の保存
私達は通常、採用に至らなかった申請者に関する個人情報を雇用決定通知後3〜6ヶ月間保管いたします。
私達はこの期間の個人データを保持することにより、法的請求がある場合に、申請者を差別していないこと、採用プロセスが公正かつ透明であることを実証することができます。

この期間(雇用決定通知後3〜6ヶ月間保管)の後、私達は申請者の個人情報を安全に破棄いたします。将来の機会が生じた場合のためにファイルに個人情報を保存したい場合は、申請者に連絡し、同意を尋ねます。
雇用が成立した申請者については、申請過程で提供された個人情報の一部は職員の個人ファイルへ保管され、不必要な情報については確実に破棄します。



6. CCTV の使用方法

私達はクリニックの安全とその中にいる人々の安全を守るために、私達のクリニック入り口にCCTVを設置しています。 私達は、クリニック入口を出入りする人のビデオ画像を記録するCCTVカメラを建物の外側に一機配置しています。また、人々がCCTV画像を記録している事に注意がいく事を確実にするためにカメラの下方部分に通知を表示しています。

CCTVで記録された画像は30日間保存され、その後自動的に削除されます。 CCTV画像へのアクセスは特定のスタッフに限られており、必要に応じ録画を見ることができます。 私達は例外的な状況(法執行政機関からの要請など)または法律で要求された場合(裁判所命令またはデータ主体のアクセス要求など)時に限りCCTV録画記録を共有します。

録音が公開される可能性がある場合(たとえば、犯罪者の身分証明を支援するため)は、可能な限り影響を受ける可能性のある人の希望を考慮し、個人の顔をぼかしたり、隠したりします。

我々のスタッフは、CCTVへのアクセスに関する厳しいポリシーを遵守する必要があり、ICOによって刊行されたCCTVの行動規範を遵守いたします。



7. 通信

私達は私達が提供するサービスの一環として、また、医療行為を行うために必要に応じ、当院ご利用者へ連絡するために個人情報を使用します。 例えば、診療予約確認のために患者様へ連絡、または検査結果の準備ができた事をお知らせするために、電話、テキストメッセージ、電子メール、または郵便で連絡を差し上げます。

マーケティング情報の受け取りを希望された場合に限り、電子メールでマーケティングコミュニケーションを個人的に送信します。
私達は、事前に同意を得ないまま他の企業や組織に電子メールを送信することがあります。これは、サービスを促進し、関係を構築するために行われます。

もし私達がこのような連絡するなら、これはあなたが連絡内容に関心をもたれる、または関連性があると思われるからです(通常は以前の取引や第三者機関による推奨に基づいて行われます)。

あなたは何時でもマーケティング情報についての受信方法の変更やマーケティング情報の購読を解除することができます。我々の電子メールの "購読中止"リンクをクリックするか、reception@japangreen.co.uk まで件名 "unsubscribe"と入力しお知らせください。



8. クッキー及びJGMCのウェブサイト

私達は、ウェブサイトのフォームに記入するなど、情報を提供することを選択した場合を除き、通常、訪問者に関する個人データを収集しません。

ウェブサイトの最適化と改善のために、私達ウェブサイトへの訪問者に関する匿名情報を収集します。これには、IP アドレス、ブラウザまたはデバイスの詳細、および接続の種類 (使用するインターネットサービスプロバイダなど)が含まれます。ただし、この情報のいずれも、特定のユーザーを直接識別することはありません。

クッキー
私達のウェブサイトは、あなたの経験を高め、特定の機能を有効にするために "クッキー" を使用します。Web ブラウザは、記録を維持するために、時には情報を追跡するためにハードドライブにクッキーを配置します(リピート訪問など)。
Webブラウザにクッキーの拒否設定、もしくはクッキー送信毎に警告するかを選択できますが、クッキーを使用しない場合にあなたの使用サイト機能を妨げる可能性があります。

私達はGoogleのAdWordsリマーケティングサービスを使用しています。 このことは、私達のウェブサイトにアクセスすると、他のウェブサイトにアクセスしたときにJGMCの広告が表示されることがあることを意味します。 これは、Googleがあなたのサイトにアクセスしたページに基づいてあなたの機器にクッキーを配置し、そのクッキーを使用して他のサイトにアクセスしたときに関連する広告を表示するために起こります。 このリマーケティングプロセスには、個人データの収集や保存は含まれません。

Google のクッキー使用をオプトアウトするには、Googleの広告設定にアクセスします。また、ネットワーク広告宣伝のオプトアウトページにアクセスし、Googleと第三者機関のクッキーからオプトアウトすることもできます。

他のサイトへのハイパーリンク
私達のウェブサイトには、第三者機関のウェブサイト (プライベート病院など) へのハイパーリンクが含まれています。私達は、いかなるこれらの外部ウェブサイトの内容や機能についても責任を負いません。 外部のウェブサイトからお客様の個人情報が要求された場合、お客様が提供する情報はこのポリシーの対象外となります。 個人情報を提供する前に、ウェブサイトのプライバシーポリシーをお読みになることをお勧めします。



9. 個人情報の受領者

お客様が私達に提供する個人情報は、秘密保持され、お客様の許可なく他のデータ管理者との間で開示または共有することはありません(例えば、あなたが患者で、雇用主または保険会社が医療情報を要求する場合、 明示的な同意を得てのみこれを共有します)。 この唯一の例外は、例えば私達が法的執行機関や、規制当局の要請に従って、または裁判所の命令によりに情報を提供を要求される場合のように、私達が法的に個人情報を開示する必要がある場合です。

私達は、JGMCにサービスを提供する第三者機関と個人情報を共有することもあります(例えば、私達が実際に使用しているMeddbaseソフトウェア(https://www.meddbase.com)の医療管理システム株式会社と情報を共有していますが、 それらのサービス提供者は、我々の代わりにの特定の目的のために、私達の厳密な指示に従い個人情報を処理しています。 私達は、お客様の個人情報を安全に保管するための十分な保証を提供している第三者機関のサービスプロバイダのみを使用し、お客様の個人データを保護し、JGMC にサービスを提供する事のみに使用し、その他の目的で使用されないように適宜書面で契約することを常に保証します。



10. 個人情報の保管期間

個人データは、収集された目的のために必要である限りにおいて、または関連する矛盾の無い目的のためにのみ保存されます。(このように記録を維持管理するのは、後に法的および規制や要件に応じるために、そして後で請求が上がってきたときに情報が要求される場合があるためです。)

患者(および個人に関連する最近親者等)の場合、私達はは治療期間中に個人情報を保存します。 その後、以下の表に記載された期間、その情報を保管します。


診療日の時点で17歳未満 患者が25歳の誕生日まで
診療日の時点で17歳 患者が26歳の誕生日まで
18歳未満の死亡 患者の死亡から8年間
GPにより治療を受ける患者 最終の受診日から10年間
産科、妊娠、出産前後の記録 25年間
癌、腫瘍、再発性疾患 の記録 30 年間
メンタルヘルスの記録 最長20年間
避妊やセクシャルヘルス、不妊治療および尿生殖器疾患の治療 成人は8年から10年(治療の種類により異なる)

他の種類の記録は、異なった期間保存されます。そして、ヘルスアンドソーシャルケアのための実践の記録管理規則(the Records Management Code of Practice for Health and Social Care)の中に含まれる保存に関するベストプラクティスの推奨事項に従います。私達の保有期間の詳細および詳しい内訳については、https://digital.nhs.uk/records-management-code-of-practice-for-health-and-social-care-2016.をご覧ください。

それ以外の全ての場合において、私達は、個人情報の量、性質、個人データの機密性、不正な使用または開示による被害の可能性、お客様の個人情報を処理する目的、他の手段によってこれらの目的を達成できるかどうか、および適用される法的要件を満たしている必要があります。

個人データが不要になった場合は、安全に破棄されます。



11. 個人情報の安全な維持

私達は、お客様の個人データが誤って紛失、使用、または不正な方法でアクセスされたり、破損したり、破壊されたり、変更されたり、開示されたりしないよう、適切なセキュリティ対策を講じています。

これには、物理的なセキュリティ対策(紙のファイルを安全な敷地内に保管するなど)と電子セキュリティ技術(デバイスの暗号化やアンチウイルスの保護など)の両方が含まれます。

私達は、お客様の個人情報へのアクセスを、従業員、代理店、請負業者、及び業務上必要な第三者機関に制限します。 彼らは私達の指示に従いあなたの個人情報を処理するのみとされ、彼らは厳格な法的および契約上の守秘義務の対象となります。

私達は、いかなる個人情報漏洩違反に対処するための手続きを講じ、それを開示します。そして合法的に要求された場合に、ICO及びその他の違反に関連する規制機関へ届出を行います。



12. 国際転送

私達は通常、欧州経済地域 (EEA) 内に個人データを保管します。ただし、我々が使用する第三者機関のサービスの一部は、EEA 外にある国際機関や企業によって提供される場合があります。このような医療機関又は検査機関を使用する前に、彼らが我々に代わり処理する個人情報がデータ保護法に従い適切に保護されていることを確認するための措置を講じ、通常次のいずれかまたは複数の方法で実施されます。

・受領者はEU 委員会が個人データの適切な保護を提供していると判断した国にいると確認する。
・適切なデータ保護監督当局によって承認された標準契約条項への受領者の入力を要求するなど、適切な保護措置を実施する。
・(受取人が米国に拠点を置く場合) EU-米国のプライバシーシールドスキームの下で認定されている受領者に個人データを転送する。

このようなデータ転送のために実施する対策およびセーフガードについてより詳細な情報をご希望の場合は、上記のセクション1に記載されている連絡方法を使用してお問い合わせください。



13. データ主体(ご利用の皆様、就職希望者)としての権利

データ保護法は、個人データに関する特定の権利を提供します。これらは次のとおりです。

・個人情報にアクセスする権利。これにより、私達が保有する個人情報のコピーを皆様が受け取ることができます。
・個人情報の訂正または完了を要求する権利。これにより、不完全または不正確な情報を修正することができます。
・個人情報の消去を要求する権利。これにより、個人データを削除または削除するように依頼することができます(ただし、問題とされる情報を引き続き使用する正当な理由がある場合は、これは適用されません)。また、あなたがあなたの権利を処理するために行使した個人データを削除または削除するように依頼する権利があります (下記参照)。
・個人情報の処理を異議をとなえる権利。あなたは私達に正当な利益の目的のために、または直接マーケティングのための個人情報を処理することに異議をとなえることができます。
・個人情報の使用方法を制限する権利。皆様の情報の使用方法を制限することができます(主に保管方法または法的申し立てに使用するため)。
・ポータブルコピーを持つ、または個人データを転送する権利。私達はあなたへ、または(技術的に可能な場合) 第三者機関へ、一般的な使用や 機器での読み取りが可能な形式であなたの構造化された個人情報を提供します。これは、お客様の同意に基づき、または契約を履行するために私達が処理する自動化情報のみに適用されます。
・同意を撤回する権利。私達がお客様の個人情報を処理することに同意した場合は、いつでもその同意を撤回する権利があります。

回答
私達は1ヶ月以内にすべての個人情報の要求に対応しますが、要求が特に複雑な場合や、多数の要求があった場合、1ヶ月より長くかかる場合があります。また、上記の権利には例外があり、適用されない場合もありますのでご注意ください。

我はあなたの身元を確認するために、あなたからの追加情報を要求する必要があります。これは、個人情報が、それを受け取る権利を持たない人に開示されないことを保証するためのセキュリティ対策です。また、あなたの要求を明確にするように依頼することがあります。

要求を行うための手数料
通常は、個人情報にアクセスする(またはその他の権利を行使する)ための料金を支払う必要はありません。ただし、お客様の要求が根拠のない、反復的、または過度の場合は、妥当な料金を請求することがあります。また、このような状況では、お客様のご要望に応じることをお断りする場合があります。

要求の方法
上記のいずれかの権利を行使したい場合は、私達の情報保護チームにお問い合わせください。Japan Green Medical Centre Limited, 10 Throgmorton Avenue, London, EC2N 2DL, United Kingdomまたはメールでreception@japangreen.co.uk宛てに明確にあなたの要求内容を示すようお願いいたします。

監督官庁に苦情を申し立てる権利
情報保護要求に対する私達の対応に満足していない場合、または個人データが誤って扱われていると思われる場合は、データ保護監督機関(英国では ICO)に苦情を申し立てていただく権利があります。苦情の申し立てについては、https://ico.org.uk.をご覧ください。



14.本方針の変更

このポリシーは随時更新されますので、ご確認ください。 最新のバージョンは、常に我々ののウェブサイトに掲載されます。 このポリシーは、2018年5月5日に最終更新されました。



ポリシーに同意する  ポリシーに同意しない


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